最近コロナの影響でテレワークが発生し、リモート会議をする機会も増えました💡
ただ、リモート会議だと上手くコミュニケーションが取れない、という場合も多いのではないでしょうか？
話が上手くまとまらなかったり、会議をどこで区切ればよいか分からなかったりすることもありますよね🤔
そこでおすすめなのが、ファシリテーターという役割を付けることです。
ファシリテーターがファシリテーションを行えば、どんな形態の会議でも、コミュニケーションが取りやすくなります😘
たた、「ファシリテーター役を見たことがない」「そもそもファシリテーション、ファシリテーターって何？」という方も多いでしょう。
そこで本記事では、ファシリテーションとは何かについて、解説します✍️
ファシリテーターがなぜ必要なのか、会議でどんな仕事を行うのか、詳しくまとめました。
本記事を読むことで、ファシリテーションのことが分かり、会議で導入すべきか検討できます👍
会議のやり方について課題を感じている管理職の方は、ぜひ本記事を参考にしてください。
もくじ
ファシリテーションとは、会議で円滑に行われるようサポートすることです。
たとえば、参加者に発言を促したり、議論の現状について整理したりします✨
そして、ファシリテーション役を任された人を、ファシリテーターと呼びます。
司会者とは別にファシリテーターを置くことで、会議の質が上がり、良質な結果が得られるようになります😍
ファシリテーターが必要とされてきたのには、理由があります🧐
会議では、価値観や性別、年齢が異なる人と話し合わなくてはいけません。
特に昨今は多様性が求められている影響で、同じ会社にも様々な考えを持った人がいます。
しかし、異なる考えを持った人のことを理解するのは難しいです😥
そのため、会議がヒートアップしていくと、相手のことを考えない過激な発言をする人もいます💦
そこで、中立的な立場から会議のサポートをする人が必要になってきます。
サポートは司会者がやれば良いと思いがちですが、司会者も議論に参加する訳ですから、中立的な立場とは言えません💡
ファシリテーターは自分の意見は出さず、会議のサポートを行うことに徹します。
また、司会者1人だけでは、みんなを纏めるのが中々難しいです。
このような理由で、ファシリテーターは会議で必要とされています👍
会議におけるファシリテーターの役割は次の4つです。
- 議論の終着点を明確化する
- 議論の雰囲気を良くする
- 議論の時間を管理する
- 議論の結論を整理する
ファシリテーターは、これら4つをこなす必要があります💪
会議の人数によっては、1人で全ての役割をこなすのが難しい場合もあるでしょう。
その場合は、ファシリテーターを複数人用意して、メインとサブといった役割を設定する手もあります🧐
それでは1つ1つの役割について、詳しく解説しましょう✍️
ファシリテーターにまず求められるのは、会議のゴール地点を定めることです。
どんな結論を出すべきなのか、何をもって議論終了とするのか、しっかり定義します😘
会議をしている内に、今何について話してるのか分からなくなることってありますよね。
また、リモート会議ですと、議論が終わらず延々と続いてしまうこともよくあります💦
終着点を明確化しないと、議論の方向性も定まらず、参加者が混乱してしまいます😥
議論の雰囲気を良くするのもファシリテーターの役割です🥰
議論がヒートアップしても邪険な雰囲気にならないよう、参加者をなだめる必要があります。
また、発言が少ない人に質問を振ってみるなど、コミュニケーションの促進も行います。
ファシリテーターは、会議におけるいわばムードメーカーにもなるのです🎉
ファシリテーターは議論が時間通りに終わるよう、時間管理も行います。
多数決を取るタイミングを決めたり、中々答えが出ないなら一旦後回しにすることを促したり、いわゆるタイムキーパーとなります。
ストップウォッチを導入することで、時間管理がしやすくなるでしょう⏱️
なお、人数が多い場合はファシリテーターの負担を減らすために、タイムキーパーの役割は別に設けた方が良いです👌
議論の結論を整理するのも、ファシリテーターの仕事です😊
議論が盛り上がり多くのアイデアが出ると、結論がまとまらないことがあります。
そこで、ファシリテーターが中立的な立場から、みんなが納得できる仲介案を提案します。
本記事では、ファシリテーションとは何か、について解説しました。
ファシリテーターの必要性や役割が、お分かり頂けたかと思います👍
ファシリテーターがいることで、議論がスムーズになりやすい上に、企業にとって意味のある結論を出しやすくなります💪
会議が上手くいかない場合、ファシリテーターがいないことが原因かもしれません😅
一度、ファシリテーター役を設置してみることをおすすめします。
ただし、ファシリテーターは簡単な役割ではないため、経験年数が長い人に任せたり、場合によっては2人設けたりするのが良いでしょう🧐
本記事が会議で悩む管理職の方にとって、有意義なものとなれば幸いです✨
