会社案内資料ダウンロード

組織でKPTを行う場合の進め方、注意点、ツールを解説!

組織でKPTを行う場合の進め方、注意点、ツールを解説!

RADICODE
RADICODE

システム会社の『ラジコード』です ✨
Webシステム開発・技術コンサルティング・新規サービス開発・既存サービス改善 など提供しています : )

会社案内資料はこちらからダウンロードできます😊
お気軽にご相談ください! 💪

プロジェクトでいつも同じ問題が発生する、そもそも問題点が何か把握していない、そんな場合は組織でKPTを行うのがおすすめです。

KPTとは、仕事内容を振り返るためのフレームワークです。

KPTを行うことで、業務の問題点や解決方法が可視化されやすくなります👀

仕事内容を振り返る場合、どうしても部下を責めるような感じになりがちです。

しかしKPTならそういったことにもなりにくく、誰も傷つけることなく反省点を見いだせます。

本記事では組織でKPTの進め方について解説します。

KPTの具体的な手順や、KPTを行う場合におすすめのツールも紹介しましょう😉

組織でKPTを行う場合の進め方

組織でKPTを行う場合の進め方、注意点、ツールを解説!
組織でKPTを行う場合の進め方、注意点、ツールを解説!

組織でKPTを行う場合の進め方を紹介します。

  • STEP1.KPTの準備を行う
  • STEP2.「Keep」に上手くいったことを書く
  • STEP3.「Problem」に問題点を書く
  • STEP4.「Try」に「問題の解決策」を書く

この手順に従えば、組織で簡単に仕事内容の振り返りができます✨

所要時間はだいたい60~90分程度です。ぜひ試してみてください。

STEP1. KPTの準備を行う

ホワイトボードと付箋とペンを準備します。

リモートワーク中なら、後ほど紹介する「Trello」を使って行うのがおすすめです。

まず、ホワイトボードをペンで3等分します📏

そして、それぞれの左端にKeepProblem」「Try」と書いてください。

チームが全員揃ったら、今週何があったか、軽く雑談混じりに話していきます。

STEP2. 「Keep」に上手くいったことを書く

「Keep」欄に、今週の仕事で上手くいったことを書いていきます。

一人ずつ思いついたものを発表していきましょう。

小さなことでも良いので、成果を書き出すことが大切です。

「遅刻しなかった」とかでもかまいません👌

Keepはみんなで話し合うのではなく、個人個人が自由に発表し、それをホワイトボードにまとめるのが良いです。

ここで話し合いながら行うと、みんな遠慮してしまい発表しなくなったり、他の人の意見に左右されたりしてしまいます。

STEP3. 「Problem」に問題点を書く

次に「Problem」欄に、今週の仕事で良くなかったことや、駄目だったことを書きます。

こちらもKeep同様、みんなで出すのではなく、一人ずつ発表していく方が良いでしょう。

Problemの共有がチームの成果へと繋がることを意識し、恥ずかしがらずどんどん出していくのがコツです。

また、Problemが多い人を責めないようにしましょう

むしろProblemを多く出せる人は、問題点によく気がついている訳なので褒められるべきです👏

STEP4. 「Try」に「問題の解決策」を書く

最後に「Try」欄に、Problemの内容の解決策をまとめましょう。

他の人が出したProblemの解決策も、もちろん発言して良いです。

また、時間が余ればKeepを更に良くする方法も話し合うのがおすすめ。

ある程度解決策が出たら、それらを具体的行動内容に落とし込みましょう。

誰が、いつまでに行うのか、明確に決めて共有します。

これでKPTは一通り完了です。

来週になったら、先週のKPTを振り返り、Problemが解決しているか、Tryの進捗はどのくらいかを確認しましょう💡

組織でKPTを行う場合の注意点

組織でKPTを行う場合の注意点を紹介します。

  1. 意見を言いやすい環境を作る
  2. 個人攻撃はしてはいけない
  3. 開催頻度は1週間に1回程度

KPTをやるにあたり、ついやってしまいがちなことはあります。

それらをやってしまうと、チーム関係が悪くなることも😥

注意点をしっかり守ってKPTを行いましょう。

1. 意見を言いやすい環境を作る

議論が盛り上がらないとKPTは上手くいきません。

意見を言いやすいような雰囲気作りは大切です😊

人数が多すぎると発言が少なくなる人がいるので、5人くらいでやるのが良いでしょう。

また、KPTは長すぎると飽きてくるので、90分程度で切り上げましょう。

ミーティング時間を減らすために、「Keep」と「Problem」は予め個人個人で考えておくと良いです。

2. 個人攻撃はしてはいけない

KPTで個人攻撃はしてはいけません。

個人攻撃をすると雰囲気が悪くなりますし、その人のモチベーションが下がってしまいます。

個人のせいではなく、チーム全体の問題であると考えましょう。

3. 開催頻度は1週間に1回程度

KPTは元々アジャイル開発で使われていた、効率よく振り返りを行うための手法です。

そのため、振り返りに時間をかけすぎるのは本末転倒です。

開催頻度は多くても1週間に1回程度にしましょう📅

組織でKPTを行う場合に使えるツール

最後に、組織でKPTを行う場合に使えるツールを紹介します🔧

  1. ラジログ
  2. Trello
  3. Wistant

今ですと、リモートワークをしていて、KPTができない場合もありますよね。

これらのツールを使うことで、リモートでもKPTを行うことが可能です。

1. ラジログ

ラジログ / 【 コーチング 】企業にとって今なぜコーチングが必要なのか? ITを活用したコーチングシステム紹介
ラジログ / 精度の高い振り返りで成長を促進

ラジログ」は日報テンプレートに KPT が採用されている日報サービスです。

エンジニアさんやIT業界に特化した機能が備わっており、日々の様々なサービスのログを自動収集します。(現在は Github・slack・scrapbox のアクションログ )

左側にログが表示され、毎日を時系列に沿って振り返ることができます。

また、日々の日報のテンプレートには KPT をもとにしたテンプレートが用意されており誰でも簡単に KPT を意識した記録をつけることができます✨

2. Trello

Trello - 組織でKPTを行う場合に使えるツール
Trello – 組織でKPTを行う場合に使えるツール

TrelloはKPTを行いたい場合におすすめのツールです。

1つ1つの課題を「カード」単位で登録できるため、どういった問題があるのかひと目で分かります👀

カードは分類分けしたり、コメントや添付ファイルを付けることも可能です。

Trelloを使うことで、より濃密に仕事の振り返りを行うことが可能です。

3. Wistant

Wistant - 組織でKPTを行う場合に使えるツール
Wistant – 組織でKPTを行う場合に使えるツール

Wistantは、KPTによって出てきた「Try」の進捗を管理するツールです。

個人個人のタスクの進捗が「%」で表示されます。

管理職の方は進捗を見てメンバーにアクションが取れるでしょう👌

また、成果に対するフィードバックや評価も行えます。

更に過去のデータとも比較できるので、KPTを行うことでどう変化したかが分かるでしょう。

まとめ

本記事では組織でKPTを行う場合の進め方について解説しました💡

KPTを行うことで、プロジェクトの課題やその解決方法が見えやすくなります。

KPTはそんなに頻繁に行う必要もありません。

週に一回程度ミーティング時間を作れば良いだけです。

仕事内容の振り返りができていない場合、ぜひKPTを試してみてくださいね😊