「チームの生産性が上がらない……」「余計な業務に時間を取られる」
こういった悩みを抱える方は多いかと思います。
こういった方におすすめなのが、業務効率化を図れるITツールを活用することです。
業務効率化ツールは既に当たり前のように使っている会社もある反面、ほとんど使っていない会社もあります。
業務効率化ツールを使うか使わないかで、生産性が大きく変わります。
本記事では、おすすめの業務効率化ツールを12種類紹介します。
これらのツールを使えば、業務が効率化され、生産性を上げることが可能です。
生産性アップを図りたい方は、ぜひ本記事を参考にしてください。
もくじ
コミュニケーションを効率化できるツールを4つ紹介します。
- ChatWork
- Slack
- メールワイズ
- Dropbox
これらのツールを使うことで、「ほうれんそう」がスムーズになる効果があり、連絡漏れなども防止できます。
また、テレワークでも活用することができるでしょう。
ChatWork は誰でも簡単に扱えるチャットツールです。
登録も簡単ですし、メーセージのやり取りなども手軽に行えるようになっています。
また、チャットだけでなく、ビジオ通話機能、タスク管理機能などが備わっています。
Slack は ChatWork とは違い、チームでコミュニケーションを取るのに向いています。
チーム全体にファイルや連絡事項を共有したい場合に便利です。
Slack にもビデオ通話機能があり、口頭で軽く説明したい場合などに使えます。
また、Slack はプロジェクトごとにチャンネルを作ることができるため、「メーセージが多すぎてどこに何が書いてあるのか分からなくなる」ことを防ぐことができます。
メールワイズには、サイボウズが開発したメール管理ツールです。
膨大な数のメールも、メールワイズを使えば上手く整理することができます。
特に「担当者管理機能」が優れています。
これは、メールが届くと、メールの返信担当者が自動で割り振られるというもの。
「取引先からメールが来たが、担当者が決まってないので誰も返信しない」ということって良くありますよね。
メールワイズを使えば、そういった問題が解決できます。
Dropbox は、クラウド上にファイルの保管・共有ができるツールです。
リンクを渡すだけで簡単にファイルの共有ができるので、時短になります。
また、動画など大容量ファイルも保管できます。
こういったサービスは多くありますが、Dropbox はセキュリティー面でも優れています。
ファイルに閲覧権限をかけたり、不審なアクセスを確認したりできます。
面倒な作業を効率化できるツールを4つ紹介します。
- Sansan
- クラウドサイン
- Robotic Crowd
- wikipy
コア業務ではない、ちょっとした雑用などは、面倒であまりやりたくないですよね。
面倒な作業はITツールにやらせて時間を効率的に使いましょう。
Sansan は名刺管理ができるツールです。
データをスキャンするだけで簡単に名刺が作成できます。
手入力する手間を省くことが可能です。
また、名刺情報を自動的に最新のものに更新してくれます。
クラウドサインは、契約書をデジタル化できるツールです。
オンライン上に契約書を確認し、合意することで契約を結ぶことが可能です。
ハンコなども不要であり、契約処理が簡易化されます。
Robotic Crowd は、面倒な雑務を自動化できるツールです。
たとえば、毎日決まった時間に同じメールを送らないといけない場合、Robotic Crowd に登録すれば、その作業を自動で行ってくれます。
こういったツールを導入すれば、業務が大きく効率化されるでしょう。
wikipy は、オンライン上に業務マニュアルを作成できるツールです。
マニュアルのペーパーレス化が実現します。
ペーパーレス化することで、参考にしたいマニュアルをすぐ探すことができます。
また、マニュアルの共有も楽に行えますし、社外から閲覧することも可能です。
作業管理を効率化できるツールを3つ紹介します。
- Backlog
- Trello
- Pace
「この作業の担当者誰だっけ？」「作業の進捗具合が分からない」ということが多くある管理職の方におすすめです。
これらのツールを使うことで、「誰が」「どの程度」作業を進めているのか、分かりやすくなりますよ。
Backlog は、プロジェクトを管理するツールです。
プロジェクト全体の作業状況を一括で確認できます。
作業の抜け漏れや連絡し忘れを防止したいなら、こういったプロジェクト管理ツールがおすすめです。
Trello は、Backlog より小さいチームを管理するのに向いています。
1人1人のタスク内容が可視化できます。
また、タスクを優先順位順に並べ替えるなどして管理できます。
チーム内だけでなく、個人の作業管理ツールとしても使えますね。
Pace は日報をベースにした工数管理ツールです。
1人1人の作業内容が分かるほか、各案件の採算も調べることができます。
「どの案件にどの程度時間を割いたか？」を記入すれば、案件ごとの採算状況を算出してくれます。
最後に効率よく振り返りができるツールをご紹介します。
ラジログは日報テンプレートに KPT が採用されている日報サービスです。
エンジニアやIT業界に特化した機能が備わっており、日々の様々なサービスのログを自動収集します。（現在は Github・slack・scrapbox のアクションログ ）
左側にログが表示され、毎日を時系列に沿って振り返ることができます。
また、日々の日報のテンプレートには KPT をもとにしたテンプレートが用意されており誰でも簡単に KPT を意識した記録をつけることができます。
本記事では、業務効率化ツールについて解説しました。
導入できそうなツールが見つかりましたでしょうか？
こういったツールを活用することは、生産性アップに繋がります。
ツールを使うのと使わないのとでは、生産性に差が出てくるでしょう。
本記事で紹介したものの中から良さそうなものがありましたが、ぜひ使ってみてくださいね😊
