ファシリテーターを任されてしまった、でもどう立ち回ればよいか分からない、という方は本記事必見です🧐
最近、会議の場でファシリテーターを設けることが増えてきています。
ファシリテーターがいることで、会議がスムーズに進んだり、結論を導きやすくなったりすることは確かです👍
ただ、その分ファシリテーターの責任は重く、「自分にできるのだろうか？」と感じている方もいますよね🤔
そこで本記事では、ファシリテーターが「振り返り」をする場面で、どう立ち回るべきかを解説します。
振り返りをどのように進めていくべきか、具体的方法を紹介しますね😘
ファシリテーターを任された方、企業の振り返りのやり方について見直したい方は、本記事をぜひお読みください。
もくじ
ファシリテーターとは、会議がきちんと運ばれるようサポートする役割です。
会議の雰囲気を良くしたり、会議の方向性を正したりします💪
たとえば、発言が少ない人に意見を求めたり、多数決の時間をいつにするか決めたりします。
基本的にファシリテーターは議論に参加せず、中立的な立場に立ってサポートします✨
ファシリテーターがいることで、会議の質を上げることが可能です👌
ファシリテーターに関する詳しい説明は、こちらの記事にまとめてあるので、併せてお読み頂けると幸いです。
振り返りは何のために行うのか、改めて理由を整理しましょう✍️
振り返りは、一度立ち止まって客観的に物事を考え、チームの行動を早い段階から修正するために行います。
この仕事のやり方で成果は出ているのか、間違った方向へ突っ走っていないか、振り返りによって把握するのです🧐
もっと良い方法が見つかれば実践し、次の振り返りでまた軌道修正していきます。
振り返りを行わないと、間違った方向へと知らずしらずの内に進んでしまい、後でやり直すコストがかかってしまいます😅
また、振り返りを行うことで、成果が目に見える状態となり、モチベーションがアップする効果もあります。
ファシリテーターは振り返りと反省は違うもの、ということも意識すべきでしょう👀
反省はなぜ問題が発生したか原因を分析し、責任の所在を明らかにするために行います。
対して振り返りは、次に何をするべきかを考えるために行うものです。
プロジェクトの途中で、同じチーム内で反省を行う必要性はほとんどありません💪
振り返りでは誰か悪いかを決めることはしない、を意識しましょう。
振り返りの具体的なステップを紹介します💡
- 振り返りの準備(DPA)を行う
- データを集める
- データから気がついたことをまとめる
- 今後のアクションを決める
- 振り返りを完了させる
この5つのステップに従うのが振り返りの基本となります。
1つ1つのステップでファシリテーターがどう立ち回るべきか、詳しく解説しましょう🔎
まず、振り返りの準備を行うことが大切です。
準備を行うときは、DPA (Design the Partnership Alliance)に基づくと良いでしょう👍
DPAとは、どんな雰囲気で振り返りを行うか、チームで話し合う手法のことです。
雰囲気作りのために何をすべきか話し合うことで、振り返りの質をアップさせられるでしょう😊
次に、振り返りたい物事に関連したデータを収集します💻
会議参加者に、今月の仕事内容について雑談混じりに会話してもらい、記憶の呼び戻しを行ってもらいます。
その後、重要だったことや意味があったことを、一人ひとりカードに書いていきます✍️
ファシリテーターは、カードを時系列順に並べていきましょう。
タイムラインを作ることで、問題の因果関係を見つけやすくなります👌
また、ポジティブなことは赤、ネガティブなことは青、というようにカードの色を分けると良いです。
タイムラインを作ったら、それを見て気がついたいことを話し合います。
「ここは良かったね」「今後はもうちょっとこうしたいよね」など意見を出しましょう👬
チーム全員で対話しながら、アイデアを掘り下げていきます。
問題点やその問題の解決方法を誰かが発言すれば、ファシリテーターがそれをまとめていきます💪
問題点を発掘する際は、誰かを一方的に責める雰囲気にならないよう、気を配る必要があります。
解決方法がまとまってきたら、今後どうすべきかアクションを決めます。
アクションは「○日までにこれを完成させる」のような、具体的なものにすべきです。
アクションが曖昧だと、チーム内で認識のズレが発生する可能性があります🤔
ファシリテーターは、アクションを本当にやるか、意見を一致させる必要があります。
納得いかない人がいれば意見を出してもらい、ファシリテーターが仲介案を考えましょう✨
振り返りが終わったらチームに感謝を伝えます。
そして、振り返りの内容について、フィードバックをしてもらいましょう😘
振り返り自体を振り返ることで、ファシリテーターの質アップにつながります。
楽しかったことや嫌だったこと、学んだことなどを発言してもらいます🤩
本記事では、振り返りのやり方、について解説しました🧐
ファシリテーターが振り返りでどう立ち回るべきか、お分かり頂けたかと思います。
振り返りを行うことで今後の方針を決めることは、大切です🥰
ただ、振り返りは正しい手順で行わないと、責任のなすりつけ合いになったり、効果が薄くなったりしてしまいます。
本記事でまとめたことを参考に、ファシリテーターは会議を円滑に回せるようになると良いですね💪
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