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ファシリテーターが振り返りでどう立ち回るべきか解説!

ファシリテーターが振り返りでどう立ち回るべきか解説!

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ファシリテーターを任されてしまったでもどう立ち回ればよいか分からない、という方は本記事必見です🧐

最近、会議の場でファシリテーターを設けることが増えてきています。

ファシリテーターがいることで、会議がスムーズに進んだり、結論を導きやすくなったりすることは確かです👍

ただ、その分ファシリテーターの責任は重く、「自分にできるのだろうか?」と感じている方もいますよね🤔

そこで本記事では、ファシリテーターが「振り返り」をする場面で、どう立ち回るべきかを解説します。

振り返りをどのように進めていくべきか、具体的方法を紹介しますね😘

ファシリテーターを任された方企業の振り返りのやり方について見直したい方は、本記事をぜひお読みください。

ファシリテーターとは?

ファシリテーターとは?
ファシリテーターとは?

ファシリテーターとは、会議がきちんと運ばれるようサポートする役割です。

会議の雰囲気を良くしたり、会議の方向性を正したりします💪

たとえば、発言が少ない人に意見を求めたり、多数決の時間をいつにするか決めたりします。

基本的にファシリテーターは議論に参加せず、中立的な立場に立ってサポートします✨

ファシリテーターがいることで、会議の質を上げることが可能です👌

ファシリテーターに関する詳しい説明は、こちらの記事にまとめてあるので、併せてお読み頂けると幸いです。

会議において重要な役割、ファシリテーションとは何か解説!

振り返りはなぜ必要か?

振り返りは何のために行うのか、改めて理由を整理しましょう✍️

振り返りは、一度立ち止まって客観的に物事を考え、チームの行動を早い段階から修正するために行います。

この仕事のやり方で成果は出ているのか、間違った方向へ突っ走っていないか、振り返りによって把握するのです🧐

もっと良い方法が見つかれば実践し、次の振り返りでまた軌道修正していきます。

振り返りを行わないと、間違った方向へと知らずしらずの内に進んでしまい、後でやり直すコストがかかってしまいます😅

また、振り返りを行うことで、成果が目に見える状態となり、モチベーションがアップする効果もあります。

ファシリテーターは振り返りと反省は違うもの、ということも意識すべきでしょう👀

反省はなぜ問題が発生したか原因を分析し、責任の所在を明らかにするために行います。

対して振り返りは、次に何をするべきかを考えるために行うものです。

プロジェクトの途中で、同じチーム内で反省を行う必要性はほとんどありません💪

振り返りでは誰か悪いかを決めることはしない、を意識しましょう。

振り返りの具体的なステップ

振り返りの具体的なステップ
振り返りの具体的なステップ

振り返りの具体的なステップを紹介します💡

  1. 振り返りの準備(DPA)を行う
  2. データを集める
  3. データから気がついたことをまとめる
  4. 今後のアクションを決める
  5. 振り返りを完了させる

この5つのステップに従うのが振り返りの基本となります。

1つ1つのステップでファシリテーターがどう立ち回るべきか、詳しく解説しましょう🔎

1.振り返りの準備(DPA)を行う

まず、振り返りの準備を行うことが大切です。

準備を行うときは、DPA (Design the Partnership Alliance)に基づくと良いでしょう👍

DPAとは、どんな雰囲気で振り返りを行うか、チームで話し合う手法のことです。

雰囲気作りのために何をすべきか話し合うことで、振り返りの質をアップさせられるでしょう😊

2.データを集める

次に、振り返りたい物事に関連したデータを収集します💻

会議参加者に、今月の仕事内容について雑談混じりに会話してもらい、記憶の呼び戻しを行ってもらいます。

その後、重要だったことや意味があったことを、一人ひとりカードに書いていきます✍️

ファシリテーターは、カードを時系列順に並べていきましょう。

タイムラインを作ることで、問題の因果関係を見つけやすくなります👌

また、ポジティブなことは赤、ネガティブなことは青、というようにカードの色を分けると良いです。

3.データから気がついたことをまとめる

タイムラインを作ったら、それを見て気がついたいことを話し合います

「ここは良かったね」「今後はもうちょっとこうしたいよね」など意見を出しましょう👬

チーム全員で対話しながら、アイデアを掘り下げていきます

問題点やその問題の解決方法を誰かが発言すれば、ファシリテーターがそれをまとめていきます💪

問題点を発掘する際は、誰かを一方的に責める雰囲気にならないよう、気を配る必要があります。

4.今後のアクションを決める

解決方法がまとまってきたら、今後どうすべきかアクションを決めます

アクションは「○日までにこれを完成させる」のような、具体的なものにすべきです。

アクションが曖昧だと、チーム内で認識のズレが発生する可能性があります🤔

ファシリテーターは、アクションを本当にやるか、意見を一致させる必要があります

納得いかない人がいれば意見を出してもらい、ファシリテーターが仲介案を考えましょう✨

5.振り返りを完了させる

振り返りが終わったらチームに感謝を伝えます

そして、振り返りの内容について、フィードバックをしてもらいましょう😘

振り返り自体を振り返ることで、ファシリテーターの質アップにつながります。

楽しかったことや嫌だったこと、学んだことなどを発言してもらいます🤩

まとめ

本記事では、振り返りのやり方、について解説しました🧐

ファシリテーターが振り返りでどう立ち回るべきか、お分かり頂けたかと思います。

振り返りを行うことで今後の方針を決めることは、大切です🥰

ただ、振り返りは正しい手順で行わないと、責任のなすりつけ合いになったり、効果が薄くなったりしてしまいます。

本記事でまとめたことを参考に、ファシリテーターは会議を円滑に回せるようになると良いですね💪