プロジェクトでいつも同じ問題が発生する、そもそも問題点が何か把握していない、そんな場合は組織でKPTを行うのがおすすめです。
KPTとは、仕事内容を振り返るためのフレームワークです。
KPTを行うことで、業務の問題点や解決方法が可視化されやすくなります👀
仕事内容を振り返る場合、どうしても部下を責めるような感じになりがちです。
しかしKPTならそういったことにもなりにくく、誰も傷つけることなく反省点を見いだせます。
本記事では組織でKPTの進め方について解説します。
KPTの具体的な手順や、KPTを行う場合におすすめのツールも紹介しましょう😉
もくじ
組織でKPTを行う場合の進め方を紹介します。
- STEP1.KPTの準備を行う
- STEP2.「Keep」に上手くいったことを書く
- STEP3.「Problem」に問題点を書く
- STEP4.「Try」に「問題の解決策」を書く
この手順に従えば、組織で簡単に仕事内容の振り返りができます✨
所要時間はだいたい60~90分程度です。ぜひ試してみてください。
ホワイトボードと付箋とペンを準備します。
リモートワーク中なら、後ほど紹介する「Trello」を使って行うのがおすすめです。
まず、ホワイトボードをペンで3等分します📏
そして、それぞれの左端に「Keep」「Problem」「Try」と書いてください。
チームが全員揃ったら、今週何があったか、軽く雑談混じりに話していきます。
「Keep」欄に、今週の仕事で上手くいったことを書いていきます。
一人ずつ思いついたものを発表していきましょう。
小さなことでも良いので、成果を書き出すことが大切です。
「遅刻しなかった」とかでもかまいません👌
Keepはみんなで話し合うのではなく、個人個人が自由に発表し、それをホワイトボードにまとめるのが良いです。
ここで話し合いながら行うと、みんな遠慮してしまい発表しなくなったり、他の人の意見に左右されたりしてしまいます。
次に「Problem」欄に、今週の仕事で良くなかったことや、駄目だったことを書きます。
こちらもKeep同様、みんなで出すのではなく、一人ずつ発表していく方が良いでしょう。
Problemの共有がチームの成果へと繋がることを意識し、恥ずかしがらずどんどん出していくのがコツです。
また、Problemが多い人を責めないようにしましょう。
むしろProblemを多く出せる人は、問題点によく気がついている訳なので褒められるべきです👏
最後に「Try」欄に、Problemの内容の解決策をまとめましょう。
他の人が出したProblemの解決策も、もちろん発言して良いです。
また、時間が余ればKeepを更に良くする方法も話し合うのがおすすめ。
ある程度解決策が出たら、それらを具体的行動内容に落とし込みましょう。
誰が、いつまでに行うのか、明確に決めて共有します。
これでKPTは一通り完了です。
来週になったら、先週のKPTを振り返り、Problemが解決しているか、Tryの進捗はどのくらいかを確認しましょう💡
組織でKPTを行う場合の注意点を紹介します。
- 意見を言いやすい環境を作る
- 個人攻撃はしてはいけない
- 開催頻度は1週間に1回程度
KPTをやるにあたり、ついやってしまいがちなことはあります。
それらをやってしまうと、チーム関係が悪くなることも😥
注意点をしっかり守ってKPTを行いましょう。
議論が盛り上がらないとKPTは上手くいきません。
意見を言いやすいような雰囲気作りは大切です😊
人数が多すぎると発言が少なくなる人がいるので、5人くらいでやるのが良いでしょう。
また、KPTは長すぎると飽きてくるので、90分程度で切り上げましょう。
ミーティング時間を減らすために、「Keep」と「Problem」は予め個人個人で考えておくと良いです。
KPTで個人攻撃はしてはいけません。
個人攻撃をすると雰囲気が悪くなりますし、その人のモチベーションが下がってしまいます。
個人のせいではなく、チーム全体の問題であると考えましょう。
KPTは元々アジャイル開発で使われていた、効率よく振り返りを行うための手法です。
そのため、振り返りに時間をかけすぎるのは本末転倒です。
開催頻度は多くても1週間に1回程度にしましょう📅
最後に、組織でKPTを行う場合に使えるツールを紹介します🔧
- ラジログ
- Trello
- Wistant
今ですと、リモートワークをしていて、KPTができない場合もありますよね。
これらのツールを使うことで、リモートでもKPTを行うことが可能です。
「ラジログ」は日報テンプレートに KPT が採用されている日報サービスです。
エンジニアさんやIT業界に特化した機能が備わっており、日々の様々なサービスのログを自動収集します。（現在は Github・slack・scrapbox のアクションログ ）
左側にログが表示され、毎日を時系列に沿って振り返ることができます。
また、日々の日報のテンプレートには KPT をもとにしたテンプレートが用意されており誰でも簡単に KPT を意識した記録をつけることができます✨
TrelloはKPTを行いたい場合におすすめのツールです。
1つ1つの課題を「カード」単位で登録できるため、どういった問題があるのかひと目で分かります👀
カードは分類分けしたり、コメントや添付ファイルを付けることも可能です。
Trelloを使うことで、より濃密に仕事の振り返りを行うことが可能です。
Wistantは、KPTによって出てきた「Try」の進捗を管理するツールです。
個人個人のタスクの進捗が「%」で表示されます。
管理職の方は進捗を見てメンバーにアクションが取れるでしょう👌
また、成果に対するフィードバックや評価も行えます。
更に過去のデータとも比較できるので、KPTを行うことでどう変化したかが分かるでしょう。
本記事では組織でKPTを行う場合の進め方について解説しました💡
KPTを行うことで、プロジェクトの課題やその解決方法が見えやすくなります。
KPTはそんなに頻繁に行う必要もありません。
週に一回程度ミーティング時間を作れば良いだけです。
仕事内容の振り返りができていない場合、ぜひKPTを試してみてくださいね😊
