「余計な雑務に気を取られ、コア業務よりに割く時間が足りない」
こういったことは非常に多いのではないかと思います。
細かい作業に時間がかかり、残業が増えてしまったり、生産性が低下してしまったりするのは、無視すべき問題ではないでしょう。
雑務に時間を取られないためにすべきことは、企業のIT化を進めていくことです。
ITツールを導入するなどして、業務の効率化を図りましょう。
本記事ではIT化の具体的メリットについて解説します。
また、IT化を進めるにあたって注意すべき点も併せて解説します。
企業のIT化が遅れていると感じる方は、ぜひ本記事を参考にしてくださいね✨
もくじ
IT化とは、IT技術やシステムを活用し、業務効率化を目指すことです。
アナログな作業をデジタルに変換する、といった感じです。
極端な例ですが、手書きで書いていた手紙をメールで送るようにするのも、IT化の一種です。
IT化を進めていくと、様々な作業を自動化でき、労働時間が目に見えて削減されていきます。
IT化は様々な企業ですでに行われていることです。
しかし、特に古い体質の企業は、IT化があまり進んでいないことが多いです。
IT化を進めないと、他社と生産性においてどんどん差をつけられてしまうかもしれません。
「IT化と言われても何もすれば……」という方もいるかと思います。
そこでIT化する方法の例を、3つ紹介します。
- RPAソフトを導入する
- クラウドサービスを導入する
- 開発会社に業務効率化システムの開発をしてもらう
こちら3つの方法を知ることで、IT化の具体的イメージが湧いてくるでしょう。
RPAソフトとは、人間の代わりに業務を行う自動化ツールです。
「メールの返信」や「データの入力」など決まった作業を繰り返し行ってくれます。
RPAソフトで有名なものですと「マクロマン」というものがあります。
こちらは完全無料で使うことが可能です。
クラウドサービスとは、インターネットに接続することで使えるサービスのことです。
ChatWork や Gmail、Dropbox などのサービスが有名でしょう。
こういったサービスを導入するのもIT化の1つです。
たとえば、Dropbox を使うことで、ファイルの共有をスムーズに行うことが可能です。
クラウドサービスはネットに繋がっていれば、どの端末からでも使えるのがメリットです。
開発会社に、業務効率化システムを開発してもらう手もあります。
たとえば、販売管理システムや顧客管理システムなどの開発を専門に請け負っている企業があります。
こういった会社に開発を依頼することで、IT化を実現できます。
たとえば、販売管理システムを開発してもらえば、商品の管理や売れ行きの分析がスムーズになります。
弊社では「無駄のないIT投資 」を目標として開発経験豊富なメンバーがチームとなり、軌道にのるまで寄り添いながら、成長し続ける開発体制を提供しています。
IT化の具体的メリットを紹介します。
IT化の具体的メリットは次の3つです。
- 生産性の向上
- 管理がしやすくなる
- リモートワークがしやすくなる
1つ1つのメリットについて、詳しく解説します。
1番のメリットはやはり生産性が向上することでしょう。
ロボットやツールに業務をやらせれば、その分人間の労働時間が削減されます。
コア業務に集中できるようになり、生産性が向上するでしょう。
また、ロボットはミスをしないため、ミスを確認する時間も減らすことが可能です。
ITツールを導入することは、管理のしやすさにも繋がります。
たとえば、紙の資料を電子化すれば、資料を置く場所がいらなくなりますし、資料の紛失なども防げるでしょう。
また、ファイリングや分類の手間もかからなくなります。
IT化を進めれば、会社の外での作業や資料の閲覧もしやすくなります。
新型コロナウイルスの影響で、リモートワークが今注目されてます。
しかし、IT化が遅れている企業は、リモートワークへの移行に苦労している傾向があります。
たとえば、資料にハンコを押すためだけに出社している人は多くいます。
IT化して電子印鑑を使うようにすれば、出社しなくて済みますね。
最後に、IT化を進める上での注意点を紹介します。
注意点は次の2つです。
- IT化する順番をまず決める
- 周囲の理解を得ることを忘れない
闇雲にIT化を進めるのではなく、これらのことも意識してみましょう。
IT化を進めるときは、時間やコストがどうしてもかかります。
そのため、あらゆることを一括でIT化するのは、混乱の元です。
IT化を進める場合は、IT化する順番をまず決めましょう。
「IT化する優先度」「IT化する難易度」の2つを基準に、何からIT化するか決めます。
IT化してもそこまで効果がないと思われる箇所は、後回しで良いのです。
経営陣だけIT化に積極的になっても、意味がありません。
IT化する場合は、従業員の理解と協力が必要不可欠です。
なぜなら、ITツールの操作に慣れるのに、どうしても時間を取られるからです。
「IT化って意味あるの？」と疑問を持たれることもあるでしょう。
「最初は時間がかかるかもしれないが、慣れれば効率化される」ことを、ちゃんと理解させることが重要です。
本記事ではIT化のメリットについて解説しました。
IT化を進めることでどういったメリットがあるのか、お分かり頂けたかと思います。
業務の効率化だけでなく、人的ミスが減少する、管理がしやすくなる、テレワークに移行しやすくなる、などIT化には多くのメリットがあります。
IT化がまだ進んでいないと感じる方は、ぜひ本記事をきっかけにIT化を意識してみてくださいね😊
