テレワークが導入されたものの、上司や部下とコミュニケーションが上手く取れない人はいますでしょうか？🙋♀️
Zoomやチャットでのやり取りだと、慣れるまで結構大変ですよね。
実際テレワークに苦戦している企業は多く、コロナ禍だから仕方なくテレワークで働いている場合も多いです。
コロナが明けたら、また元の働き方に戻る場合が多いかもしれません。
ただ、テレワークは満員電車を解決できるなど、良い面もたくさんあるので一時だけ実施するのももったいないです。
せっかく導入した訳ですから、コロナ明けもテレワークを継続したいですよね 😊
本記事では、テレワークでのコミュニケーションに苦戦している方向けに、コミュニケーションのコツを紹介します 💪
本記事を読むことで、どうすれば部下や上司に言いたい内容を正しく伝えられるか、分かるようになりますよ。
もくじ
*1 クラウドツール開発によって働き方改革を支援している「株式会社あしたのチーム」では、テレワークに関するアンケートを行いました。
アンケートでは「テレワークは定着しない」と回答した人が40.7%もいたようです。
やはり、テレワークだとコミュニケーションが難しいと思っている人が多いです。
また、日本には「対面を重視する文化」もあることが、テレワークが定着しない要因と考えている人がいます。
今後日本でテレワークを定着させるには、チャットやビデオ通話でのやり取りをいかに上手く行うか、が鍵となってくるでしょう。
テレワークでコミュニケーションを取るのが難しいのには、いくつか理由があります。
理由についてまずは整理しましょう。
- 他の人の作業の様子が分からない
- 打ち合わせが盛り上がりにくい
- 単純に話す機会が減る
理由が分かれば改善点もおのずと見えてきますよ😊
やはりテレワークだと、同じ場所で働かないため、部下の状況が把握できないのが辛いですよね。
業務指示を出しても「ちゃんと進めているかな」「指示が伝わっているかな」と不安になってしまいます。
もし指示内容が伝わっていなかった場合、部下が進捗を報告してくるまで、修正してあげることができません 🤔
普通の会議だと積極的なのに、Zoom会議だとあまり喋らない社員は多いです。
沈黙が続いてしまい、気まずい思いをした経験がある人もいるのではないでしょうか？🐱
打ち合わせが盛り上がらないと、結論が中々出ず時間がかかってしまいます。
顔を出さない会議の場合、相手の心情などが分からず不安な場合もありますよね。
また、Zoom会議だと、どのタイミングで打ち合わせを切り上げるべきかも難しいです。
テレワークだと、打ち合わせ以外で話す機会がなくなります。
コミュニケーションが減る結果、連携が取れないこともありますよね。
それに、部署に新人が入ってきた場合、中々メンバーと仲良くなれないこともあります。
テレワークでコミュニケーションを取る具体的なコツを紹介します。
- 業務関連の資料はオンラインで閲覧可能にする
- 進捗もこまめにチェックする
- Zoom会議は映像オンが望ましい
- コミュニケーションルールを予め決めておく
これらを実践することで、コミュニケーションがスムーズになりますよ ✨
実践できるものから実践していくことをおすすめします。
仕事に必要な資料は、オンラインで閲覧可能にしましょう。
その方が、共有した資料を各自見ながらテレビ会議が出来ます。
資料は公開範囲を指定することで、関係ない人は閲覧不可にできます。
セキュリティー的に不安な場合は、こういった方法で対処しましょう。
お互いの進捗はこまめにチェックしましょう。
みんなの進捗が分かれば、安心感を持って作業できます。
おすすめは、グーグルスプレッドシートやBacklogなどを使って、進捗を管理することです。
「それぞれの作業が何%進んでいるか」を書き込むことで、進捗が分かりやすくなりますよ。
また、遠慮している雰囲気を感じたら声をかけてあげるのもいいですね 😊
テレビ会議はできれば映像オンの方が良いでしょう。
お互い顔が見えている方が、安心してコミュニケーションが取れる場合があります。
また、誰が喋っているのか分かりやすいメリットもありますよ。
リアルなコミュニケーションでは、表情やその場でしか感じれない空気や、同じ環境を共有できていることなど情報の量が違います。
そういった中で、表情がみれるようになるのは安心できますね。
ただ、普段から慣れないカメラ目線で向かい合う画面などやりずらいなと思う場合はカメラのアングルを変えてみたり画面を小さくしたりと自身のほどよい具合を見つけてみましょう😊
部署内でのコミュニケーションルールは予め決めておきましょう。
その方が、余計なストレスを生まずに済みます。
たとえば、
- 連絡は業務時間内のみにする
- 相談したい場合、事前に相談内容をシートに書き、参考資料を添付しておく
- 即レスを強要しない
- 緊急性の高い場合は電話を使う
などです。
特にテレワークに慣れない社員は、ルール化してくれた方が作業しやすいでしょう。
テレワークだと、どうしてもコミュニケーションが減ってしまいがちです。
そこで、業務連絡だけでなく雑談も行える環境を作りましょう。
たとえば、Slack などに雑談用のルームを作っておいたりします。
雑談から新しいアイデアが生まれることは大いにあるので、雑談は大事ですよ。
また、メンバーの仲を深めるためにも、飲み会や新人歓迎会をオンラインで行いましょう。
場がもたないかな…と不安になる場合は、オンラインでのサービスを利用してみましょう！
弊社でも最近オンラインで謎解きゲームをしながら新年会を開催してみました 😊
本記事ではテレワークでのコミュニケーション、について解説しました 🙌
テレワーク定着率アップの鍵は、コミュニケーションをいかに上手く行うかです。
コミュニケーションを上手く行うために、本記事で紹介したコツを意識してみましょう。
管理職の方は、コミュニケーションルールを予め決めておくなど、やり取りしやすい体制を作ることを心がけてみてくださいね。
本記事がテレワークでのコミュニケーションに悩む方にとって、有意義なものとなれば幸いです 😊
